Инструкция по организации делопроизводства


Статья была опубликована в журнале. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. Определимся с терминами Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации создание документовполучение или отправку документов, их обработку, хранение использование. Делопроизводство — это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде инструкция по организации делопроизводства с иной целью. По определению, зафиксированному в п. Термины и определения», делопроизводство документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу. Общие требования»: управление документами records management — совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых управленческих операций» п. Документирование деятельности организации создание документов — деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами обработка документов, их хранение, использование — это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, — работником документоведом, делопроизводителем инструкция по организации делопроизводства, выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами. Организация делопроизводства Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг — это создание отдельного подразделения назовем его отделом делопроизводства или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь инструкция по организации делопроизводства, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами. Создание специализированного делопроизводственного подразделения — отдела делопроизводства — сопровождается рядом последовательных действий. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения его правовое положениезадачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ их объема. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства секретаря или делопроизводителя. Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному инструкция по организации делопроизводства работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации. Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с инструкция по организации делопроизводства их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников. В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23. Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать инструкция по организации делопроизводства органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой. Несмотря на наличие Методических инструкция по организации делопроизводства, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации. Разработка Инструкции по ДОУ — это задача отдела делопроизводства сотрудника, отвечающего за работу с документами. Цель разработки Инструкции по ДОУ — установить технологию работы с документами в организации. При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных инструкция по организации делопроизводства организации, в частности устава или положения именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документывыявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами например, приказ инструкция по организации делопроизводства о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права инструкция по организации делопроизводства, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации инструкция по организации делопроизводства др. Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно инструкция по организации делопроизводства осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию — устанавливает сроки хранения документов. В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам. Номенклатура инструкция по организации делопроизводства является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения. Инструкция по ДОУ и номенклатура дел организации — это тот комплекс нормативных документов, который необходим инструкция по организации делопроизводства организации делопроизводства. Данные документы должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее инструкция по организации делопроизводства. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ — это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Смотри также